Extern handläggare – Instruktioner
Här förklarar vi rollen och dess möjliga behörigheter, samt hur ärenden tilldelas och hanteras.
Introduktion
Med rollen Extern handläggare är det möjligt att ge en partneranvändare tillgång till ett ärende utan att tilldela någon specifik uppgift. Endast användare som av försäkringsbolaget har markerats för rollen i sin användarprofil kan tilldelas rollen Extern handläggare i ett ärende.
På portalnivå kan rolldefinitionen konfigureras för att ange vilka behörigheter den externa handläggaren ska ha. Den externa handläggaren har alltid tillgång till chatt, alla dokument och all rapporterad information i ett ärende.
Definiera vad den externa handläggaren ska kunna göra
Precis som för rollerna Projektledare och Inspektör med extra behörigheter är det möjligt att definiera vilka åtgärder rollen Extern handläggare ska kunna utföra. Konfigurationen görs av in4mo baserat på information från försäkringsbolaget.
Definitionen görs på portalnivå och gäller för samtliga användare som är markerade för rollen. Om den externa handläggaren har rätt att godkänna budgetar är det möjligt att ange en specifik godkännandegräns för varje enskild användare som är markerad som extern handläggare.
Följande behörigheter kan tilldelas den externa handläggaren:
| Åtgärd | Förklaring |
| Lägga till och ta bort uppgifter | Uppgifter kan läggas till och tas bort för att skapa bästa möjliga upplägg för ärendet. |
| Tilldela partners till uppgifter | Uppgifter kan tilldelas baserat på försäkringsbolagets partnernätverk och inställningar. |
| Visa kontorskategorier | De kontorskategorier som försäkringsbolaget har definierat för att säkerställa optimala tilldelningar kan användas vid uppgiftstilldelning. |
| Fatta ersättningsbeslut | Ersättningsbeslut i ett ärende kan fattas på samma sätt som av en intern användare. |
| Lämna kontanterbjudande för alla uppgifter | Ger möjlighet att tilldela arbetsmoment/uppgifter som kontanterbjudande (iCC). |
| Lämna kontanterbjudande före budgetgodkännande | Ger möjlighet att tilldela arbetsmoment/uppgifter som kontanterbjudande innan arbetet har godkänts (iCC). |
| Lägga till budget för andra partners räkning | Om iCC inte används kan den externa handläggaren lägga till budgetar för uppgifter som är tilldelade andra partners. |
| Godkänna budget | Ger tillgång till fliken för kostnadskontroll och möjlighet att godkänna budgetar upp till den definierade gränsen. |
| Godkänna uppgifter | Ger möjlighet att markera uppgifter som slutförda (status 4 → A). |
| Initiera och redigera RFQ | Ger möjlighet att skicka RFQ-inbjudningar för reparationsuppgifter samt uppdatera och följa upp tills ett beslut ska fattas. |
| Lägga till nya icke-in4mo-partners i RFQ | Ger möjlighet att lägga till nya partners som inte finns i in4mo vid initiering av RFQ. Dessa partners får inte direkt åtkomst till in4mo och används endast för RFQ. |
| Fatta beslut i RFQ | Ger möjlighet att besluta utfallet av en RFQ. |
| Tillgång till kundkommunikation | Ger tillgång till att dela kundsidan, dela dokument samt läsa och skicka meddelanden, beroende på konfiguration. |
| Markerad för chattnotiser | Om funktionen är aktiverad markeras den externa handläggaren automatiskt för att ta emot notiser när ett chattmeddelande skrivs i ärendet, och denna markering kan inte tas bort. |
| Lämna kontanterbjudande för WI före budgetgodkännande | Ger den externa handläggaren möjlighet att tilldela arbetsmoment till kundens eget arbete innan arbetsmomenten har godkänts. |
| Starta besiktning | Ger möjlighet att starta en besiktning från webbportalen. |
Definiera användare för rollen
Öppna Företags admin → Medlemmar och välj Redigera via kugghjulet för den aktuella användaren. Markera alternativet Extern handläggare för att ge användaren åtkomst som extern handläggare.
Det är även möjligt att ge användaren en specifik gräns för budgetgodkännande som skiljer sig från standardgränsen genom att välja Annat värde och ange ett belopp.
Tilldela rollen Extern handläggare till ett kontor
Även om rollen Extern handläggare hanteras på användarnivå tilldelas rollen i ett ärende till ett kontor, på samma sätt som vanliga uppgifter. Endast kontor som har minst en användare med rollen definierad visas i urvalslistan.
Välj önskat kontor, antingen från den rekommenderade listan som är sorterad efter avstånd från skadeplatsen, eller från den fullständiga listan som innehåller alla tillgängliga kontor.
När kontoret har valts informeras leverantören om att en användare måste tilldelas rollen.
Tilldela Extern handläggare
Precis som för vanliga uppgifter ansvarar leverantören för att tilldela ansvarig användare. Endast användare som av försäkringsbolaget har markerats för rollen kan väljas som extern handläggare.
Leverantören kan följa upp nya tilldelningar i instrumentpanelen, där en ny rad finns tillgänglig specifikt för rollen Extern handläggare, samt i ärendelistan, där rollen visas med en röd pil och kan filtreras fram till exempel med filtret Åtgärd krävs.
Nya ärenden med Extern handläggare i instrumentpanelen:
Nya ärenden med Extern handläggare i ärendelistan:
Öppna ärendet för att tilldela ansvarig användare. Välj önskad extern handläggare antingen från samma kontor eller från ett annat tillgängligt kontor.
När rollen har tilldelats en användare tillämpas korrekta behörigheter för den specifika användaren, till exempel möjligheten att lägga till och tilldela uppgifter (beroende på portalinställningar, se första avsnittet).
Filter för Extern handläggare
Externa handläggare kan följa upp sina ärenden både via instrumentpanelen och via ärendelistan.
I instrumentpanelen finns filtret Ärenden tilldelade mig som Extern handläggare, som blir tillgängligt så snart användaren har markerats för rollen i sin användarprofil.
I ärendelistan kan filtren Användare användas för att hitta ärenden där en specifik användare har tilldelats rollen. Filtret Mina uppgifter hjälper användaren att hitta de ärenden där de själva har tilldelats rollen, och filtret Ärenden med Extern handläggare visar alla ärenden som har en extern handläggare.
Observera att filtren Användare och Mina uppgifter även inkluderar andra uppgifter som användaren kan vara tilldelad, om användaren även har andra roller eller uppgifter i ärendet.
Statistik och rapporter
I rapporten Ärendestatistik, som finns under Företags admin → Rapporter, visas en kolumn med e-postadressen till den användare som var tilldelad rollen Extern handläggare vid tidpunkten för rapportgenereringen.
