Yleiskatsaus

in4mo:sta voidaan lähettää monia erilaisia ilmoituksia sekä sähköpostina, että tekstiviestinä. Jokainen ilmoitus lähetetään, kun tietyt kriteerit täyttyvät. Jotkut ilmoitukset ovat valinnaisia kullekin käyttäjälle, ja ne voidaan asettaa käyttäjän profiilissa. Jotkut ilmoitukset ovat valinnaisia yritystasolla ja jotkin ilmoitukset voidaan lähettää aina, tai voidaan valita olla käyttämättä ollenkaan. Tässä kerromme, millaisia ilmoituksia järjestelmässä on, mitä ilmoituksia käyttäjät voivat hallita itse ja mistä nämä asetukset löytyvät.

Muokattavat ilmoitukset käyttäjätasolla

Jokaisella käyttäjällä on käyttäjäprofiilissaan sivu, jossa hän voi päättää, millaisia ilmoituksia haluaa vastaanottaa. Kyseinen ilmoitussivu, löytyy painamalla ensin omaa nimeä portaalin ylävalikosta, jonka jälkeen painetaan Ilmoitukset, vasemmalla olevasta valikosta.

Ilmoitussivulla, näkyy kaikki ne ilmoitukset, joiden vastaanottamisesta voi päättää henkilökohtaisella tasolla. Erilaisia ilmoitusasetuksia löytyy erikseen sähköposteille ja chat-viesteille. Jokaisen ilmoitustyypin vieressä on valintaruutu. Mikäli valintaruutu on merkitty, saa ilmoituksen, kun tämän ilmoituksen kriteerit ovat täyttyneet. Mikäli on esimerkiksi merkinnyt, että haluaa saada ilmoituksen aina, kun saa uuden tehtävän (eli kun oma käyttäjä on osoitettu tehtävän vastuuhenkilöksi), sähköpostitse lähetetään ilmoitus, kun uusi tehtävä osoitetaan. Mikäli on asioita, joista ei halua ilmoituksia, jätetään näiden ilmoituksien valintaruudut merkitsemättä.

HUOM! Portaalitasolla tehdyt yleiset ilmoitusasetukset (jotka kuvaillaan myöhemmin) vaikuttavat siihen, ovatko nämä profiiliasetukset sovellettavissa.

Viimeinen ilmoitusasetus, eli Chat-Ilmoitukset kohdassa; Merkitse chat-viestit manuaalisesti luetuiksi, toimii niin, että jos on valinnut tämän ilmoituksen, niin chat-viestin saapuessa on se manuaalisesti merkittävä luetuksi, jotta kyseinen ilmoitus poistuu. Mikäli tämä ilmoitusasetus ei ole valittuna, chat-ilmoitus häviää, kun chat-viesti avataan.

Muokattavat ilmoitukset yritystasolla

Järjestelmässä on olemassa pari ilmoitusta, jotka määritellään yritystasolla, ja joista tulee yritystasolla päättää, ovatko ne tarpeellisia aktivoida vai ei.

Nämä ilmoitusasetukset löytyvät kohdasta Yrityksen pääkäyttäjä > Yhtiö ja ne koskevat kaikkia yrityksen toimistoja.

Huomioitavaa on, että Contractor asiakkaille, ilmoitusasetukset löytyvät kohdasta Yrityksen pääkäyttäjä > Kumppanit > ja rataskuvakkeesta vaihtoehto Muokkaa.

Täältä löytyy kaksi ilmoitusasetusta:

Mikäli näistä vaihtoehdoista ensimmäinen on aktivoitu, toimiston sähköpostiosoitteeseen lähetetään sähköposti-ilmoitus aina, kun kyseiselle toimistolle osoitetaan uusi tehtävä. Jälkimmäinen ilmoitus lähetetään toimiston sähköpostiosoitteeseen aina, kun toimistolle osoitettuun kartoitustehtävään on määritelty kartoittaja. Kuten aiemmin mainittiin, nämä asetukset ovat yleisiä, mikä tarkoittaa, että riippumatta siitä, ovatko ne aktivoitu vai ei, ne koskevat kaikkia toimistoja.

Yleiset ilmoitukset portaalitasolla

Tässä jo esiteltyjen ilmoitusten lisäksi on myös portaalitason ilmoituksia, eli ne koskevat kaikkia portaalin käyttäjiä samalla tavalla. Näitä koskevissa asetuksissa ilmoitukset aktivoidaan tai deaktivoidaan, niiden sisältö määritellään, kuten myös se kenelle ilmoitukset lähetetään. Huomioitavaa on, että nämä ilmoitusasetukset ovat vain in4mo:n käytettävissä.

Nämä ovat sähköposti- ja tekstiviesti-ilmoituksia esimerkiksi tapausten osoittamisesta, tehtävien osoittamisesta, tarjouspyyntöön liittyvistä asioista, hintaneuvotteluista, budjeteista, asiakassivuista, kartoituksista, tehtävien statuksista ja aikataulumuutoksista, korvauspäätöksistä, ilmoitukset tilapäisestä pääsyoikeudesta, salasanan nollauksesta, laadunvalvontaan ja laskuihin liittyvät ilmoitukset sekä paljon muuta.

Ilmoitukset, kun jäsen ei ole tavoitettavissa ja sijaisten rooli

Kun käyttäjä on asetettu ei tavoitettavissa -tilaan (esimerkiksi kun hän on lomalla), käyttäjällä on saatettu määritellä sijainen. Kun käyttäjä ei ole tavoitettavissa, hänen sijaisensa saa kaikki poissaolevalle henkilölle lähetetyt ilmoitukset, sekä sähköposti- että tekstiviesti -ilmoitukset (kuten myös chat-viestit). Kun poissa ollut henkilö asetetaan uudelleen tavoitettavissa olevaksi, sijainen ei enää saa kyseisen käyttäjän ilmoituksia.