Ekstern saksbehandler
Her går vi gjennom rollen som ekstern saksbehandler samt de mulige ekstrarettighetene rollen kan gi, og forklarer også hvordan man tildeler og håndterer saker.
Introduksjon
Med rollen ekstern saksbehandler vil det være mulig å gi en partnerbruker tilgang til en sak, uten å måtte tildele en spesifikk oppgave. Det er kun spesifikke brukere som har blitt markert for rollen i deres brukerprofil av forsikringsselskapet, som kan bli tildelt rollen som Ekstern saksbehandler i en sak. På portalnivå kan rolledefinisjonen gjøres for å definere hvilken autorisasjon den eksterne saksbehandleren skal ha. Den eksterne saksbehandleren vil alltid ha tilgang til chatten, alle dokumenter og rapportert informasjon i en sak.
Definer hva den den eksterne saksbehandleren skal kunne gjøre
Som for prosjektleder og inspektør med ekstra rettigheter vil det være mulig å definere hvilke handlinger den eksterne saksbehandleren skal kunne gjøre. Konfigurasjonen er gjort av in4mo basert på informasjon fra forsikringsselskapet. Definisjonen er gjort på portalnivå og gjelder for alle brukere tildelt en rolle i en sak. Hvis den eksterne saksbehandleren har rettigheten til å godkjenne budsjetter, vil det være mulig å definere en spesifikk grense for budsjettgodkjenning per bruker.
Følgende rettigheter kan bli gitt til den eksterne saksbehandleren:
| Handling | Forklaring |
| Legg til / fjern oppgaver | Gir tilgang til å legge til og fjerne oppgaver fra saken |
| Tildele oppgaver til partnere | Oppgaver kan tildeles basert på forsikringsselskapets partnernettverk og innstillinger |
| Vis kontorkategorier | Kontorkategoriene som forsikringsselskapet har definert for å sikre optimal tildeling, kan brukes når man tildeler oppgaver |
| Ta erstatningsbeslutning | Gir tilgang til å ta en erstatningsbeslutning i saken |
| Gjøre kontanttilbud for alle oppgaver | Aktiverer muligheten for å tildele arbeidsposter/oppgaver som kontanttilbud (iCC) |
| Legge til budsjett på vegne av andre partnere | Hvis ikke iCC er i bruk, kan den eksterne saksbehandleren legge til budsjett for oppgaver som er tildelt andre partnere |
| Godkjenne budsjett | Aktivere tilgang til kostnadskontroll-fanen og muligheten for å godkjenne budsjetter opptil definert grense |
| Godkjenne oppgaver | Fullførte oppgaver kan godkjennes av rollen (status 4->A) |
| Opprette og redigere RFQ | Aktiverer muligheten for å sende RFQ-invitasjon for håndverkeroppgaver, samt oppdatere og følge opp til beslutningen må tas |
| Legge til ikke-in4mo partnere til RFQ | Når RFQ er startet kan nye partnere legges til. Disse partnerne vil ikke ha direkte tilgang til in4mo, og de er bare brukt fro RFQ, derav navnet ikke-in4mo partnere |
| Ta avgjørelse i RFQ | Aktiverer muligheten for partneren å beslutte vinneren av en RFQ |
| Tilgang til kundekontakt | Gir tilgang til deling av kundesiden, dele dokumenter og lese/sende meldinger, avhengig av konfigurasjoner |
| Markert for chat-notifikasjon | Hvis denne funksjonen er aktivert, vil den eksterne saksbehandleren automatisk merkes for å motta notifikasjon når det skrives en chat i saken, og det er ikke mulig å fjerne denne markeringen |
| Gi kontanttilbud for arbeidspost før budsjettgodkjenning | Gir ekstern saksbehandler tilgang til å tildele arbeidsposter til kundens eget arbeid før arbeidspostene har blitt godkjent |
| Start besiktigelse | Gir tilgang til å starte en besiktigelse fra nettportalen |
| Tilgang til in4mo Remote Video | Gir tilgang til fjernvideo (iRV) i saken |
Definer brukere for rollen
Åpne Selskapets admin -> Medlemmer og velg Rediger fra tannhjulet for ønsket bruker.
Velg avhuking for Ekstern saksbehandler for å gi brukeren tilgang som ekstern saksbehandler. Det er også mulig å gi brukeren en spesifikk grense for budsjettgodkjenning
som er forskjellig fra standardgrensen, ved å velge Bruk verdi og sette en verdi.
Tildel den eksterne saksbehandlerrollen til et kontor
Selv om den eksterne saksbehandlerrollen håndteres på brukernivå, er den eksterne saksbehandlerrollen i en sak tildelt et kontor, akkurat som vanlige oppgaver. Kun kontorer som har minst én bruker med rollen definert vil vises i tildelingslista.
Velg ønsket kontor, fra enten den anbefalte listen som er sortert utfra distanse fra skadestedet, eller fra hele lista som inkluderer alle tilgjengelige kontor.
Når kontoret er valgt, vil leverandøren bli informert om at en bruker må bli tildelt rollen.
Tildel ekstern saksbehandler
Som for vanlige oppgaver, er leverandøren ansvarlig for tildeling av ansvarlig bruker. Kun brukere som har blitt markert for rollen av forsikringsselskapet kan bli valgt som ekstern saksbehandler.
Leverandøren kan følge opp nye oppdrag i instrumentbordet, der en ny rad er tilgjengelig spesielt for rollen Ekstern saksbehandler, og i sakslisten, der den vises med en rød pil og kan filtreres med for eksempel filteret Handling kreves.
Nye saker med ekstern saksbehandler i instrumentbordet:
Ny saker med ekstern saksbehandler i sakslisten:
Åpne saken for å tildele ansvarlig bruker. Velg den ønskede eksterne saksbehandleren fra enten samme kontor, eller fra et annet tilgjengelig kontor.
Når rollen er tildelt en bruker, vil de riktige rettighetene bli brukt for den spesifikke brukeren. For eksempel muligheten til å legge til og tildele oppgaver (avhengig av portalinnstillinger. Se det første seksjon).
Filter for Ekstern saksbehandler
Eksterne saksbehandlere kan følge opp sine saker ved å bruke instrumentbordet, samt i sakslisten.
I instrumentbordet er filteret Saker hvor jeg er ekstern saksbehandler tilgjengelig så snart brukeren er merket for rollen i brukerprofilen sin.
I sakslisten kan filteret Bruker brukes for å finne sakene hvor en spesifikk bruker har blitt tildelt rollen. Filteret Min oppgave vil hjelpe spesifikke brukere til å finne saker hvor dem selv har blitt tildelt rollen, og filteret Saker med ekstern saksbehandler viser alle saker som har en ekstern saksbehandler. Merk at filtrene Bruker og Min oppgave også inkluderer andre oppgaver som er tildelt brukeren, hvis brukeren også er tildelt andre oppgaver.
Statistikker og rapporter
I Saksstatistikkrapport, som er tilgjengelig under Selskapets admin -> Rapporter, vil en kolonne vise e-postadressen til brukeren som var tildelt rollen på tidspunktet for rapportgenereringen.