Legge til et budsjett for oppgaven(e)

Hvis arbeidet ditt ikke omfatter beregning av budsjetter, kan du gå videre til side 4 i denne veiledningen

Dette avsnittet forklarer hvordan du legger til budsjett for oppgave(r) i sakene. Hvis iCC (in4mo Cost Calculation) er aktivert i portalen, finnes det egne instruksjoner for dette, som du finner her.

Alle oppgaver (med unntak av takst, besiktigelses-, førstehjelps- og prosjektledelsesoppgaver) krever et budsjett som skal godkjennes av forsikringsselskapet, før rapporteringen for oppgaven(e) kan startes.

Hvis en oppgave ikke krever et budsjett, går den over til status B++ umiddelbart etter at tidsplanen for oppgaven er satt opp og en ansvarlig person er tildelt oppgaven.

Selskapet som er tildelt oppgaven, er også ansvarlig for å legge til budsjettet, noe som betyr at budsjetter bare kan legges til for oppgaver tildelt eget selskap.

Budsjett kan bare legges til når oppgaven står i status

Det finnes to ulike alternativer for å legge til et budsjett for en oppgave:

• Ved å gå til fanen Oppgaveinformasjon for en oppgave og velge Legg til budsjett for oppgave(r)

ELLER

• Ved å klikke på fanen Budsjett og velge Legg til budsjett for oppgave(r)

I popup-vinduet som åpnes, må du legge til en kort beskrivelse av budsjettet, totalbeløpet ekskl. materiale og mva. og legge til en budsjettfil, slik at det er mulig å gå videre.

Du huker så av for oppgaven(e) som budsjettet gjelder. Du kan også legge til en kommentar for budsjettene hvis du ønsker det, men det er ikke obligatorisk.

Når all informasjon er fylt ut, er neste trinn å klikke på Send til godkjenning. Oppgaven(e) skifter deretter status til .

Oppdatering av budsjett(er)

Hvis budsjettet må endres, kan dette gjøres ved først å klikke på fanen Budsjett og deretter på blyantikonet helt til høyre på raden for budsjettet.

MERK! Et budsjett og budsjettfilen kan bare endres når budsjettet enten er avvist eller godkjent.

Når et budsjett er godkjent, skifter statusen for oppgaven til status og beskrivelsesfeltet skifter farge fra gult til grønt.

Når statusen for oppgaven er B++, kan man begynne å rapportere for oppgaven, gitt at det er tatt en positiv erstatningsbeslutning i saken.

Når et budsjett blir avvist, går statusen for oppgaven tilbake til status 2. Beskrivelsesfeltet er da rødt. Informasjonen kan deretter endres ved å klikke på blyantikonet til høyre.

Når et budsjett oppdateres for en pågående oppgave (oppgaven står i status 3), endres statusen for oppgaven til . Dette betyr at arbeidet kan fortsette, men bare det opprinnelige budsjettet er godkjent, inntil forsikringsselskapet godkjenner det oppdaterte budsjettet. Hvis forsikringsselskapet avviser det oppdaterte budsjettet, går oppgaven tilbake til status 3, og arbeidet kan fortsette som normalt.

MERK! En oppgave kan ikke markeres som fullført før budsjettet er godkjent og statusen er tilbake i 3.

Når en oppgave har nådd status 4, er det ikke lenger mulig å endre budsjettet. Om det er behov for å revidere budsjettet må oppgaven først settes tilbake til status 3, hvilket kan gjøres av forsikringsselskapet eller av en prosjektleder eller inspektør med ekstra rettigheter (de to sistnevnte avhengig av innstillinger i portalen).

Rapportering med mobilapplikasjonen på en smarttelefon

Når det sendte budsjettet er godkjent av forsikringsselskapet for håndverkeroppgaven vil den tildelte medarbeideren se oppgaven i mobilapplikasjonens oppgaveliste med status . En oppgave vises bare i mobilapplikasjonen når statusen er i eller , samt at det er tatt en positiv erstatningsbeslutning i saken.

Rapporteringen for håndverkeroppgaven(e) kan bare startes når statusen er i for oppgaven(e) og når det er tatt en positiv erstatningsbeslutning i saken (hovedbesiktigelsen står da i status ).

Det er viktig å sørge for at riktig oppgave velges fra oppgavelisten, slik at informasjonen som fylles ut, havner i riktig sak i nettportalen.

Det kan være viktig informasjon om saken som er skrevet i chatterommet. For å sjekke disse meldingene velger du CHATTEROM nederst i oppgaven.

En ny melding kan skrives i tekstfeltet, og ved å klikke på det blå bjelleikonet kan du velge en mottaker, som vil motta et varsel om meldingen. Når det skrives tekst i tekstfeltet, blir den grå pilen til høyre oransje. Ved å klikke på denne pilen blir meldingen sendt.

MERK: Det er ikke mulig å sende en tom melding, og en melding må ha minst én mottaker før den kan sendes.

Oppgaveinformasjon og beskrivelse

Under fanen TILTAK kan du se alle handlingene som kan utføres for oppgaven, i tillegg til adressen til skadestedet og kontaktpersonens navn. Telefonnummeret til saksbehandler og kontaktperson(er) finner du ved å klikke på telefonikonet Ring øverst til venstre.

Ved å navigere til fanen BESKRIVELSE kan man se mer informasjon om saken og selve oppgaven. Den tildelte prosjektlederen for saken kan også ha lagt til informasjon her om hvordan oppgaven skal rapporteres/fullføres.

Hvis det er behov for å endre den planlagte start- og sluttiden for oppgaven, kan dette gjøres ved å klikke på kalenderikonet ved siden av telefonikonet. En kalender åpnes i et popup-vindu, hvor du kan velge nye tidspunkter. Når det planlagte start-/sluttidspunktet for en oppgave endres, må det angis en årsak til endringen.

Hvis statusen til oppgaven er i status , betyr det at start- og sluttidspunkt må legges til for oppgaven.

En oppgave kan også omfordeles til en annen kollega ved å klikke på ikonet nederst i Tildele oppgaven på nytt.

Fanen Tiltak

Fanen TILTAK er standardvisningen i mobilapplikasjonen på smarttelefonen når du åpner en oppgave.

Når du begynner å rapportere inn en oppgave, er første skritt å ta et bilde av stedet. Det første bildet bør tas før arbeidet begynner, som et bevis på hvordan det så ut da du kom til stedet. Når du trykker på ikonet Ta bilde av stedet vil kameraet åpnes.

Når det første bildet er tatt, endres statusen for oppgaven til

Det er viktig å sørge for at kvaliteten på rapportene er god, slik at de gir best mulig informasjon til andre som er involvert i saken.

Når det første bildet er tatt på stedet, blir de andre rapporteringsfunksjonene/handlingsknappene tilgjengelige. De ekstra bildene som tas og sendes til saken, vil ikke være synlige i mobilapplikasjonen, men kun i nettportalen. Hvis oppgaven har en rapport, er ikonet Fyll ut rapporter synlig. Den viser noen få alternativer, for eksempel notater og muligheten til å legge til tekst og bilder i oppgaverapporten. Rapporten er mer omfattende på et nettbrett (mer informasjon her), så nettbrett anbefales for oppgaver med rapporter.

Når rapporteringen av oppgaven er ferdig, er det siste steget å klikke på ikonet Marker som fullført, noe som vil gjøre at statusen for oppgaven endres til .

MERK: Oppgaven bør ikke markeres som fullført før man har forsikret seg om at rapporteringen av oppgaven virkelig er ferdig. Når oppgaven er markert som fullført, forsvinner den fra oppgavelisten og kan ikke returneres, med mindre prosjektlederen for saken åpner oppgaven på nytt og setter den tilbake til status 3.

Rapportering med mobilapplikasjonen på et nettbrett

Rapportering av en håndverkeroppgave med nettbrettet er litt annerledes enn når du bruker en smarttelefon. Standardvisningen når du åpner en oppgave på et nettbrett, er fanen Beskrivelse, der du kan se informasjon om saken og oppgaven mens du rapporterer oppgaven.

Det er ingen egen HANDLINGER fane å navigere til, slik som på smarttelefonen. Hvis oppgaven(e) inkluderer en rapport som skal fylles ut, vil en egen knapp som vises her, være tilgjengelig i appen, og ved å klikke på den knappen åpnes rapporten i en rapportvisning på nettbrettet.

Tidligere har det kun vært mulig å fylle ut arbeidsplanen ved hjelp av nettbrettversjonen av mobilappen eller i nettportalen. Fra og med versjon 14.3 av mobilappen, som ble lansert i 2024, har det også vært mulig å fylle ut arbeidsplanen på telefoner. Dette gjelder hvis bedriften har aktivert og bruker iCC (in4mo Cost Calculation) for å legge til kalkyler og budsjetter for oppgaven(e). Mer informasjon om iCC finner du her.

Informasjon om oppgaven(e) i nettportalen

Alle rapportert data som er sendt fra mobilapplikasjonen er tilgjengelig i nettportalen.

Ved å velge en oppgave fra listen til venstre, kan du se informasjon og flere detaljer om oppgaven.

Under fanen Oppgaveinformasjon kan du se grunnleggende informasjon om oppgaven, som i praksis er den samme informasjonen som vises i BESKRIVELSE fanen i mobilapplikasjonen.

Rapportert data finner man under Multimedia fanen, hvor bildene kan forstørres ved å klikke på dem. Hvis det er behov for å legge til tekst til bildene, kan dette gjøres ved å klikke på Rediger på høyre side av bildet.

Det er mulig å laste opp bilder på nettet. Dette gjøres ved å bla nedover fanen Multimedia til slutten, og klikke på knappen Velg fil. Man vil så kunne navigere seg fram til riktig fil som står lagret på datamaskinen.

Fanen Milepæler hjelper deg med å følge opp fremdriften for en oppgave, og den viser også hva statusen til oppgaven representerer.

Elementene som er sendt til Tillegg, finner man i denne fanen.