Yleiskatsaus

Vakuutusyhtiöt voivat antaa kumppaneilleen oikeuden luoda tilapäisiä tapauksia. Kyseinen oikeus myönnetään toimistotasolla mikä tarkoittaa sitä, että vakuutusyhtiöillä on mahdollista määrittää tietyille toimistoille oikeus luoda tapauksia, sekä milloin toimistoilla voivat niitä luoda, esimerkiksi vain määriteltyjen aukioloaikojen ulkopuolella. Kumppanin luomaa tapausta kutsutaan tilapäiseksi tapaukseksi ja on automaattisesti sen kumppanin käytettävissä, joka on tapauksen luonut.

On myös mahdollista antaa kumppaneille oikeus osoittaa tilapäisiä tapauksia muille kumppaneille ja määrittää tapaustunnus tilapäisille tapauksille. Nämä lisäoikeudet voidaan antaa vain, mikäli laajennettu tilapäisten tapausten toiminto on aktivoitu portaalissa.

Kuinka antaa kumppanille oikeus luoda tilapäisiä tapauksia

Oikeudet tilapäisten tapausten luomiseen annetaan toimistotasolla, mikä tarkoittaa, että oikeus myönnetään tietylle toimistolle eikä koko kumppanille. Oikeuden luoda tilapäisiä tapauksia voi antaa tai poistaa kohdassa Yrityksen pääkäyttäjä > Toimistot. Toimistoluettelosta etsitään haluttu toimisto, jonka jälkeen painetaan Nimi sarakkeen alta löytyvää toimiston nimeä.

Valitun toimiston Toimistoasetukset avautuvat ponnahdusikkunaan. Ensimmäisestä kategoriasta (Asetukset) löytää asetuksen Voi luoda tilapäisiä tapauksia.

Vaihtoehdot ovat Ei koskaan, Toimistoaikojen ulkopuolella ja Aina. Vaihtoehto Ei koskaan, on oletusarvoisesti valittuna kaikille toimistoille, mikä tarkoittaa, että mikään toimisto ei pysty luomaan tilapäisiä tapauksia automaattisesti. Kun toimistolle on annettu oikeus luoda tilapäisiä tapauksia, tämän toimiston jäsenet voivat luoda tilapäisiä tapauksia joko portaalissa määriteltyjen toimistoaikojen ulkopuolella tai aina. Painamalla alalaidassa olevaa Tallenna painiketta, tehdyt muutokset tallentuvat.

Kuten aiemmin mainittu, toimistolle on mahdollista antaa oikeus tilapäisten tapausten luomiseen vain portaalissa määritellyn toimistoaikojen ulkopuolella. Toimiston aukioloajat määritellään kohdassa Yrityksen pääkäyttäjä > Yhtiö > Työajat. Alla olevassa esimerkissä, toimiston aukioloajat on asetettu välille 08:00-16:00. Tämä tarkoittaa, että arkisin klo 8:00-16:00 välisenä aikana, niillä toimistoilla, joille on annettu oikeus luoda tilapäisiä tapauksia toimistoaikojen ulkopuolella, ei ole oikeutta luoda tilapäisiä tapauksia. Ennen klo 8:00 tai klo 16:00 jälkeen, sekä viikonloppuisin ja pyhäpäivinä, nämä toimistot pystyvät luomaan tilapäisiä tapauksia.

Laajennettu tilapäisten tapausten toiminto

Mikäli laajennettu tilapäisten tapausten toiminto on aktivoitu portaalissa, on mahdollista antaa kumppaneille enemmän valtuuksia tilapäisten tapausten luomisessa. Kumppaneille voidaan antaa oikeus osoittaa tehtäviä tilapäisissä tapauksissa muille kumppaneille tai määritellä tapaustunnus tilapäiselle tapaukselle.

Tilapäisen tapauksen luominen

Kun käyttäjä toimistosta, jolle on myönnetty oikeus luoda tilapäisiä tapauksia (määriteltyjen toimistoaikojen ulkopuolella, mikäli tilapäisten tapausten luontioikeudet on annettu vain toimistoaikojen ulkopuolelle) avaa tapauslistan, käyttäjä löytää painikkeen nimeltä + Uusi tilapäinen tapaus, tapausluettelon oikeasta yläkulmasta.

Kun tätä painiketta painaa, näkyviin tulee uusi ikkuna, johon käyttäjä täyttää tapauksen tiedot. Portaalin asetuksista riippuen ensimmäinen kenttä, Tapaustunnus, voi olla näkyvissä tai ei. Toimistolle on mahdollista lisätä tehtäviä jo tapausta luotaessa mutta sitä ei vaadita. Tehtäviä on mahdollista lisätä myös tapauksen luomisen jälkeen.

Pakolliset kentät on merkitty tähtikuvakkeella (*), muut kentät ovat valinnaisia. Kun kaikki tarvittavat kentät ovat täytetty, tapauksen saa lisättyä painamalla Lisää painiketta.

Äskettäin luotu tapaus lisätään tapauksen luoneen toimiston jäsenten tapausluetteloon, jonka tunnuksessa on sana Tilapäinen. Tapaus voidaan avata samalla tavalla kuin muutkin tapaukset painamalla sitä. Kun tapauksen on avannut, voidaan osoittaa jälkivahinkotorjunta tehtävän (ja/tai kartoitustehtävän) vastuuhenkilölle, ja jatkaa normaalisti. Jälkivahinkotorjuntatehtävät eivät vaadi budjettia, joten raportoinnin voi aloittaa missä vaiheessa tahansa.

Tilapäisten tapausten käsittely

Kun portaalissa on tilapäisiä tapauksia luotuna, vakuutusyhtiön käyttäjät näkevät tapausluettelossa ja ohjauspaneelinäkymässä viestin X tapausta on liitettävä. Kun tätä linkkiä painaa, filtteri nimeltä Tilapäinen tapaus lisätään nykyisiin filtterivaihtoehtoihin Lisävalinnat kategorian alle. Kun tämä filtteri on aktivoituna, tapausluettelossa näytetään vain tilapäiset tapaukset.

Tilapäistä tapausta avattaessa, tapauksen yläpuolella oleva keltainen kenttä, joka ilmoittaa tarvittavista toimenpidekohdista, ilmoittaa, että tapaus on tilapäinen tapaus sekä antaa kaksi vaihtoehtoa: Pysyväksi ja Yhdistä.

Mikäli Pysyväksi painiketta painetaan, käyttäjän on syötettävä tapaukselle tapaustunnus sekä valittava tapaukselle käsittelijä. Kun tämä on tehty ja käyttäjä painaa Tallenna painiketta, tapaus muunnetaan pysyväksi tapaukseksi, mikä tarkoittaa, että tapaus on samanlainen kuin muut vakuutusyhtiön luomat tapaukset.

Mikäli Yhdistä painiketta painetaan, käyttäjä voi yhdistää tilapäisen tapauksen toiseen, portaalissa jo olemassa olevaan tapaukseen.

Kun tilapäisen tapauksen yhdistää toiseen tapaukseen, tilapäinen tapaus keskeytyy, kun taas tilapäisen tapauksen sisältö tuodaan toiselle tapaukselle, mikä tarkoittaa, että esimerkiksi jälkivahinkotorjunta tehtävä tilapäisessä tapauksessa, sekä mahdollisesti raportoitu sisältö Multimediassa, tuodaan toiselle tapaukselle. Uudessa tapauksessa on linkki keskeytetylle tilapäiselle tapaukselle, joka löytyy kohdasta Pääloki.

Tilapäisten tapausten raportti

Vakuutusyhtiöillä on valtuutustason 6 käyttäjien saatavilla tilapäisten tapausten raportti, joka näyttää tilastoja luoduista tilapäisistä tapauksista. Raportti löytyy kohdasta Yrityksen pääkäyttäjä > Raportit ja se luodaan viikoittain tai kuukausittain, portaalin asetuksista riippuen.