Beskrivelse

Her beskriver vi funksjonaliteten til in4mo Report Builder -verktøyet. Rapportbyggeren gjør det mulig å lage tilpassede rapportmaler som kan skreddersys for selskapets spesifikke behov. in4mo Contractor Pro -kunder kan bruke disse rapportmalene til enhver oppgave i både forsikrings- og egne saker. Rapporter opprettet av Contractor Pro med verktøyet vil kun være synlige i in4mo Contractor -portalen, det vil si at forsikringsselskapet ikke vil ha tilgang til rapportmalen i deres portal dersom de brukes i forsikringssaker. Det er imidlertid mulig å dele den genererte rapporten i hver sak hvis ønskelig. Rapporter laget av forsikringsselskaper kan brukes av alle som er tildelt oppgavene rapportene er knyttet til.

Hvis en rapportmal som allerede er i bruk oppdateres med nye felt, vil endringene kun være tilgjengelige for nye oppgaver tildelt etter at endringene ble gjort.

Strukturen til rapportmalen

Rapportmalen består av en rekke ulike byggeklosser som kan kombineres for å matche behovene for den spesifikke rapporten. På denne måten kan ulike rapporter opprettes og senere kobles til spesifikke oppgaver. Det kan være alt fra en besiktigelsesrapport for en spesifikk skade til en sikkerhetssjekkliste, eller til og med en mal for å gi et tilbud til en kunde. Bare kreativiteten din setter grensene.

De grunnleggende byggesteinene i rapportmalen er seksjoner og objekter. Seksjoner er i utgangspunktet en del av rapporten som skal skilles fra hverandre. Hver seksjon kan inneholde en eller flere objekter.

Seksjoner

Det finnes tre typer seksjoner:

• Seksjon med besøksbilde. Denne seksjonen vises som standard som den første
  seksjonen i en ny rapport. Den vil alltid vise besøksbildet på høyre side av seksjonen. Besøksbildet er normalt det første bildet som tas for å starte oppgaven. I tillegg til besøksbildet kan andre objekter legges til seksjonen, for eksempel for å gi grunnleggende informasjon om saken eller prosjektet. Det er mulig å slette denne seksjonen, men den kan ikke legges til igjen.
• Ekstra seksjon. Det er mulig å legge til så mange seksjoner som ønskelig i rapportmalen. Disse seksjonene kan inneholde ett eller flere objekter som kan defineres fritt.
• Vedleggseksjon. Dette er en standardseksjon som legges til på slutten av rapportmalen og gir muligheten til å legge til så mange bilder eller plantegninger som ønsket. Det er også mulig å legge til kommentarer til data som legges til her. Det er ikke mulig å endre overskriften på denne seksjonen.

Det er mulig å gi seksjonen en tittel som vil være overskriften på den delen i den endelige rapporten.

Objekter

Det er flere objekter som kan brukes i rapportmalen. De er kort beskrevet nedenfor, mens en mer grundig beskrivelse av hvordan du bruker dem kommer senere i veiledning.

Tekst

Tekst -objektet gir muligheten til å skrive en kort tekst i rapporten. Objektet har et overskriftsfelt som kan brukes for å gi en overskrift på feltet eller en beskrivelse av hva feltet er for.

Tekstfelt

Tekstfelt er likt Tekst -objektet, men er ment for lengre tekster. På samme måte som Tekst
-objektet har tekstfelt et overskriftsfelt som kan brukes for å gi en overskrift på feltet eller en beskrivelse av hva feltet er for.

Nummer

Nummer -objektet fungerer på samme måte som Tekst -objekt, med den forskjellen at det kun er siffer som kan skrives i feltet. Objektet har et overskriftsfelt i tillegg til feltet man fyller ut. I applikasjonen vil keyboardet automatisk åpne til utfylling av nummer når man skal fylle ut et nummerobjekt.

Nedtrekksliste

Nedtrekksliste gir muligheten til å legge til en nedtrekksliste i rapportmalen. Det må legges til minst to verdier i lista og under rapportering kan man velge et av alternativene fra lista. I rapporten som lastes opp er det kun valgt alternativ som vil vises. Objektet har også et overskriftsfelt.

Sjekkboksgruppe

Sjekkboksgruppe gir muligheten til å velge flere alternativer fra en forhåndsdefinert liste. Det må finnes minst to alternativer i gruppen. Ved rapportering kan brukere velge å huke av for ett eller flere alternativ ved å huke av bokser. I opplastet rapporten vil alle alternativene fra listen vises, og de som er valgt står tydelig markert. Objektet har også et overskriftsfelt.

Radioknappgruppe

Radioknappgruppe er ganske like Sjekkboksgruppe, med den forskjellen at det kun er mulig å velge ett alternativ. Det må finnes minst to alternativer i gruppa. Under rapportering kan brukere velge kun ett av alternativene fra lista. Dersom man har valgt et alternativ, og så velger et annet, vil markøren flyttes over til det nyeste valget. Mår man laster opp rapporten vil alle alternativene fra lista vises, og valgt alternativ står tydelig markert. Objektet har også et overskriftsfelt.

Statisk Tekst

Statisk tekst er tekst som alltid vil vises i rapporten, og som det ikke er mulig å redigere. Dette kan f.eks. være nyttig om man ønsker å ha beskrivende tekst om hva som skal være i rapporten, for å liste vilkår etc. Dette objektet har ikke noe overskriftsfelt.

Erstatningsnøkkel

Erstatningsnøkkel henter informasjon fra saker. Erstatningsnøkler kan brukes hvor som helst i en rapport, men er for det meste brukt for å hente saksinformasjon til saken. Følgende informasjon kan hentes via erstatningsnøkler:

• Skadenummer
• Kunde (navn på personen som står markert som kunde i saken)
• Skadestedets adresse
• Arbeidsnummer
• Skadedato
• Kontaktperson (personen som står markert som kontaktperson i saken, med telefonnummer, e-postadresse og angitt rolle)
• Besiktigelsesdato (datoen som besiktigelsen ble påbegynt)
• Kundens beskrivelse
• Prosjektleder (for- og etternavn på prosjektlederen i saken)
• Bruksenhetsnummer
• Faksnummer
• Ansvarlig for oppgave
• Kundeadresse
• Tekniker/Takstmann
• Inspektør selskap
• Inspektør kontor, navn
• Inspektør kontor, gateadresse
• Inspektør kontor, postnummer
• Inspektør kontor, sted
• Starttid
• Inspektørens telefonnummer
• Inspektør epost
• Skadested, by

Boks

Boks brukes til å organisere objekter innen en seksjon. Dette er en god måte å organisere objekter som ikke behøver helle bredden av sida på. Bokser har en fast bredde som avhenger av antall bokser som legges til. Det kan legges til to til fire bokser. Enhver boks kan inneholde følgende objekter: Tekst, tekstfelt, nummer, nedtrekksliste, sjekkboksgruppe, radioknappgruppe, bilderamme, statisk tekst, erstatningsnøkkel, FloorPlanner -ramme eller underskrift. Objekter som legges til i en boks fungerer på samme måte som ellers.

Bilde

Bilde -objektet gir muligheten til å legge til bilder enten ved bruk av kameraet på mobilen/nettbrettet, importering fra enhetens kamerarull, fra dokumentbiblioteket eller f.eks. fra en PC-harddisk dersom man rapporterer fra nettportalen. Man må angi en overskrift på objektet for å beskrive hva slags bilde feltet er ment for. Ved rapportering fra mobilapplikasjonen er det også mulig å redigere bilder, f.eks. ved å tegne på bildet for å framheve noe på bildet.

Underoverskrift

Dette objektet lar deg dele en seksjon horisontalt og legge til en ny overskrift innenfor samme seksjon.

FloorPlanner

Dette objektet legger til muligheten for å bruke in4mo FloorPlanner -verktøyet i mobilapplikasjonen for å legge til en detaljert planskisse i rapporten. Ved rapportering i nettportalen er det mulig å bruke bilde fra multimedia i oppgaven, sakens dokumentbibliotek eller fra PC.

Tabell

Tabell -objektet setter inn en dynamisk tabell i rapportmalen. Tabellen kan ha opptil 8 kolonner, og hver kolonne kan inneholde følgende objekter: Tekst, tekstfelt, nummer, nedtrekksliste, sjekkboksgruppe, radioknappgruppe, bilderamme og FloorPlanner -ramme. En overskrift er nødvendig for alle kolonnene som legges til i tabellen, og kolonnene vil ha fast bredde avhengig av antall kolonner som legges til. I rapportmalen vil én rad være tilgjengelig for rapportering og flere rader kan enkelt legges til ved behov. Hver gang en ny rad legges til tabellen i rapporten på nettbrett eller nett, vil de samme objektene som er definert for den første raden bli kopiert til neste rad.

Underskrift

Når
underskriftobjektet legges til malen, er det mulig å legge til underskrift ved utfylling av rapporten. Ved valg av underskriftfeltet i rapporten kan bruker tegne sin underskrift, som så legges til rapporten. Merk at underskriftfeltet kun kan fylles ut i Task Reporter -appen, ikke fra nettportalen.

Opprette egendefinert rapportmal

in4mo Report Builder -verktøyet er en integrert del av in4mo og er tilgjengelig for forsikringsselskapsbrukere, og Contractor Pro-brukere med autoritetsnivå 6.

in4mo Report Builder finner du ved å gå til Selskapets admin -> Rapportmaler og deretter klikke
+ Legg til egendefinert rapportmal

Når dette er gjort vil in4mo Report Builder åpnes i et nytt vindu eller nettleserfane. Hvis vinduet ikke vises, sjekk at nettleseren din tillater popup-vinduer for in4mo-sider.

in4mo Report Builder visning

Når du oppretter en ny rapportmal eller redigerer en eksisterende mal, åpnes et eget vindu/fane. Alle obligatoriske felt er markert med rødt for å gjøre det enkelt å se hvor informasjon mangler og hva som må fylles ut.

Tittel (1) – Den øverste delen av vinduet er for å definere navnet på rapporten. Dette vil være tittelen på rapportmalen samt sluttrapportdokumentet.
Rapportgruppe (2) – Det er mulig å lage mange forskjellige typer rapporter og gruppere dem, og for å gruppere egendefinerte rapportmaler må et gruppenavn defineres.
Beskrivelse (3) – Det er ikke nødvendig å skrive en rapportbeskrivelse, men det kan være nyttig å vite formålet med rapporten. Beskrivelsen er kun synlig i rapportmallisten og ikke i selve rapporten.

Synlighet

Når du oppretter en rapportmal i in4mo Report Builder, kan standardsynligheten for det genererte dokumentet defineres. Merk at vi snakker om synligheten til selve rapportdokumentet som er opprettet fra in4mo Task Reporter-applikasjonen eller in4mo-nettportalen, og ikke rapportmalen. Dette er aktuelt dersom rapportmalen brukes i forsikringssaker, og du vil være sikker på at de rette personene får tilgang til dokumentet med en gang.

Velg bare ønsket alternativ fra de tre tilgjengelige:

• Delt med medlemmer av eget selskap, det vil si at kun brukere fra ditt eget selskap som har tilgang til saken vil kunne se dokumentet. Dette alternativet er kun tilgjengelig i in4mo Contractor.
• Delt med forsikringsselskapets medlemmer. I tillegg til ditt eget selskap, vil også medlemmer fra forsikringsselskapet som har tilgang til saken ha innsyn i dokumentet.
• Delt med alle partnere. I en forsikringssak vil alle brukere fra alle tildelte selskaper som har tilgang til saken se dokumentet. Dette alternativet vil gjøre det mulig for prosjektledere og inspektører å få tilgang til de relevante dokumentene.

For egendefinerte rapportmaler opprettet før versjon 14.1 (begynnelsen av april 2023) er synligheten satt til “Delt med medlemmer av eget selskap” som standard, men dette kan enkelt endres ved å redigere rapportmalen.

Dokumenttype

Når du oppretter en rapportmal i in4mo Report Builder kan man også definere hvilken dokumenttype eller kategori den skal klassifiseres som når den genereres. Merk at dokumenttypen også kan påvirke standardsynligheten til dokumentet. Alternativene er de samme som for standard rapporttyper og inkluderer for eksempel følgende:

• Besiktigelsesrapport
• Sammendrag av besiktigelse
• Prosjektets kostnadsberegning
• Fuktrapport
• Prosjektets sluttrapport
• Kundedokument
• Andre (Standard)

For egendefinerte rapportmaler opprettet før versjon 14.3 (august 2023) er dokumenttypen angitt som Øvrige som standard, og dokumenttypen til allerede genererte rapporter endres ikke.

Innhold

Etter at den første informasjonen om malen er fylt ut, kan det faktiske innholdet defineres. Den første seksjonen er objektet med fasadebildet. Objektet kan slettes fra malen ved å klikke på søppelbøtta øverst til høyre. Vær oppmerksom på at dette objektet ikke kan legges til malen igjen når den er fjernet, i så fall må hele malen opprettes på nytt fra bunnen av.

Som med alle seksjoner så legger man inn en
overskrift for seksjonen (4), for eksempel

«Saksinformasjon», «Prosjektdetaljer», «Kundeinformasjon» etc. På venstre side av seksjonen (5) er det mulig å legge til objekter. Mer informasjon om hvordan man legger til objekter kan du se senere. I eksempelet nedenfor har vi lagt til objektet erstatningsnøkkel, som brukes for å hente saksinformasjon fra saken. På høyre side av seksjonen vises plasseringen av fasadebildet (6). Dette objektet kan ikke legges til andre steder, men det er mulig å fjerne det om det ikke er ønsket å ha det med.

Under den første seksjonen er det en knapp kalt “+ Legg til seksjon” (7). Når du klikker på denne knappen, legges en ny seksjon til i rapporten. Det er mulig å legge til så mange seksjoner du ønsker. Denne knappen vil alltid være tilgjengelig under den siste seksjonen. Nederst i in4mo Report Builder finner du delen “Bilder av skadestedet” (8). Når denne er aktivert, er det mulig å legge til bilder fritt på slutten av rapporten. Det er imidlertid mulig å deaktivere delen hvis du ikke ønsker å inkludere bilder på slutten av rapporten.

Ved å klikke på “Lagre” eller “Lagre som” (9) på venstre side av Report Builder, vil rapportmalen være tilgjengelig for å ta i bruk i oppgaver eller med spesifikke kunder som beskrevet senere. Det er også mulig å lagre rapportmalen som en kladd ved å klikke på “Lagre kladd” (10). En kladd kan ikke tas i bruk, men ved å lagre en mal som en kladd kan du jobbe videre med den senere.

Legge til objekter i rapportmalen

Som beskrevet tidligere, er objekter byggeklossene som brukes til å bygge rapporten på en strukturert måte, med riktige alternativer for informasjonen.

Når du klikker på + Legg til objekt -knappen, vil de støttede objektene være synlige. Det er mulig å legge til objekter i de to hovedseksjonstypene samt innenfor Boks og Tabell -objektene. Merk at listen over tilgjengelige objekter kan være forskjellig på forskjellige steder.

Det er mulig å ha flere objekter i en seksjon, men det anbefales å ikke ha for mange objekter i hver seksjon. Bruk av seksjoner for å skille ulike typer informasjon vil gi en mer lesbar og penere rapport.

Når du klikker på ønsket objekttype i listen, vil den bli lagt til rapportmalen i seksjonen hvor Legg til objekt -knappen ble klikket.

Den obligatoriske informasjonen som trengs i objektet, som tittel og type informasjon i feltet, vil merkes med rødt. Dette gjør det enkelt å vite hva du skal gjøre og hvordan du fortsetter å bygge rapportmalen.

Merk at det ikke er mulig å lagre en rapportmal før alle obligatoriske felt er fylt ut.

Fjerne seksjoner, objekter og annen informasjon

Det er mulig å endre innholdet mens du redigerer en rapportmal. Ved å klikke på søppelkasseikonet vil informasjonen i rammen bli fjernet. Søppelkasseikonet er plassert på forskjellige steder avhengig av funksjonaliteten i objektet som brukes. Det er f.eks. en separat søppelkasse for å fjerne en komplett seksjon, og en annen for å fjerne et objekt eller en kolonne i en tabell.

Merk at hvis en seksjon fjernes, vil alt innholdet som er definert i objektet også bli fjernet. Det samme gjelder også ved fjerning av et objekt; innholdet definert i objektet vil også bli fjernet.

Markere objekter som obligatoriske

Det er mulig å markere et objekt som obligatorisk. Dette betyr at det ikke er mulig å markere oppgaven som fullført før alle disse obligatoriske rapportobjektene er fylt ut. Ved å krysse av i boksen vil objektet være obligatorisk ved utfylling av rapporten i en sak.

Redigere en lagret rapportmal

En rapportmal opprettet med Report Builder kan redigeres når som helst ved å gå til Selskapets admin -> Rapportmaler og deretter klikke på tannhjulet og velge Rediger for ønsket rapportmal.

Hvis rapportmalen allerede er tilkoblet en oppgave og er i bruk i en sak, vil endringene kun påvirke nye oppgaver opprettet etter at endringene ble gjort.

Hvordan bruke de ulike objektene i en rapportmal

Ved å bruke all funksjonalitet i in4mo Report Builder -verktøyet, er det mulig å generere flere forskjellige rapporttyper for alle slags behov. Nedenfor er noen gode eksempler og triks som kan bidra til å bygge den perfekte rapporten for deg.

Definere felt kun for numeriske verdier

Hvis du vil forsikre deg om at informasjonen som fylles ut i rapporten er et tall, kan du definere felt som kun støtter tall. Dette kan brukes til ulike formål som målinger, estimerte kostnader etc. Objektet Nummer kan defineres både i seksjoner på egen hånd, så vel som i Tabeller og Bokser.

I mobilapplikasjonen vil tastaturet endres til numerisk når du velger feltet. I nettportalen vil feltet bli krysset av og markert grønt når kun tall er oppgitt.

Hvordan det ser ut i Report Builder

Hvordan det ser ut i rapportmalen

Bruke Nedtrekksliste for forhåndsdefinert tekst

Hvis du vil ha et spesifikt svar i rapporten, og bare det alternativet synlig, er objektet Nedtrekksliste perfekt. Dette kan for eksempel brukes til hva slags prosjekt det er, eller hva som er årsaken til skaden. Nedtrekkslisten må ha minst to punkter og flere kan legges til ved å bruke “Legg til verdi i nedtrekkslisten” -knappen nederst på listen. Nedtrekkslister kan også brukes i tabeller og bokser.

Hvordan det ser ut i Report Builder

Hvordan det ser ut i rapportmalen

Bruke Sjekkboksgruppe for å merke flere forhåndsdefinerte alternativer

Med en Sjekkboksgruppe er det mulig å velge flere alternativer, og brukere kan velge ett eller flere alternativer ved rapportering. Sjekkbokser kan inkluderes i et Tabell eller Boks -objekt.

Hvordan det ser ut i Report Builder

Hvordan det ser ut i rapportmalen

Tillate bare ett alternativ med Radioknappgruppe

Hvis brukeren bare skal kunne gi ett alternativ av en forhåndsdefinert liste over punkter, er Radioknappgruppe det rette objektet. Den er veldig lik sjekklisten, bortsett fra at bare ett alternativ kan velges. Dette objektet kan brukes separat eller i en Tabell eller en Boks, og krever minst to alternativer.

Hvordan det ser ut i Report Builder

Hvordan det ser ut i rapportmalen

Bruke Statisk Tekst for å definere tekst som alltid skal være i rapporten

Hvis det er tekst som alltid skal inkluderes i en rapport, for eksempel en ansvarsfraskrivelse eller en forklaring på hva som skal fylles ut i et felt, er Statisk Tekst -objektet et nyttig verktøy. Statisk tekst kan ikke redigeres når du fyller ut rapporten, og rapportørene trenger ikke å fylle ut den samme teksten hver gang.

Hvordan det ser ut i Report Builder

Hvordan det ser ut i rapportmalen

Bruke saksinformasjon med Erstatningningsnøkkel

En sak inkluderer allerede saksinformasjon når den opprettes. Denne informasjonen kan brukes i rapportmalen, noe som betyr at når du åpner rapporten, er denne informasjonen allerede fylt ut. Informasjon fylt ut gjennom Erstatningsnøkkel kan ikke redigeres i rapporten.

Hvordan det ser ut i Report Builder

Hvordan det ser ut i rapportmalen

Dele opp rapporten med en Underoverskrift

Underoverskrift -objektet brukes til å lage overskrifter i en seksjon. Dette kan brukes til å få rapporten til å se mer strukturert og leservennlig ut.

Hvordan det ser ut i Report Builder

Hvordan det ser ut i rapportmalen

Gjøre det mulig å opprette planskisser med in4mo FloorPlanner

For mange rapporter vil en god planskisse legge til mye verdifull informasjon. in4mo FloorPlanner er et verktøy som gjør det mulig å lage egne planskisser fra Task Reporter -appen på nettbrett. Mål fra planskissen kan også brukes i iCC -beregninger, hvis de er i bruk. Hvis rapporten fylles ut fra nettportalen, er ikke FloorPlanner -verktøyet tilgjengelig, men det er mulig å laste opp et bilde som skal brukes i stedet.

Hvordan det ser ut i Report Builder

Hvordan det ser ut i rapportmalen

Strukturere rapporten med Boks-objektet

Mange objekter krever ikke hele rapportens bredde. Bokser kan brukes for å få rapporten til å se mer strukturert og leservennlig ut. Boks -objektet vil dele opp seksjonsbredden i flere kolonner (bokser). I hver kolonne kan et nytt objekt defineres, for eksempel en Sjekkboksgruppe eller et Tekstfelt. Du velger selv hvor mange bokser du vil legge til, rapporten støtter opptil fire kolonner.

Hvordan det ser ut i Report Builder

Hvordan det ser ut i rapportmalen

Bruke tabeller for ukjente mengder

Tabell -objektet vil opprette en dynamisk tabell i rapportmalen, noe som betyr at brukeren som rapporterer kan legge til så mange rader i tabellen som nødvendig. Når du legger til Tabell -objektet, er det mulig å definere hvor mange kolonner du ønsker ved å klikke på plussikonet. Tabellen kan ha opptil åtte kolonner. En tittel er nødvendig for hver kolonne, og deretter defineres ønsket objekt for den spesifikke raden.

Hvordan det ser ut i Report Builder

Hvordan det ser ut i rapportmalen

Bruke underskrifter for å gi rapporten et mer profesjonelt utseende

Underskrift -objektet kan brukes til å gi rapporten et mer profesjonelt utseende, eller kanskje til og med oppfylle rapporteringskravene. Når du legger til en underskrift i en rapport, åpnes et tegneverktøy, hvor rapportøren kan signere. Merk at det kun er mulig å signere i Task Reporter-appen, ikke når du fyller ut rapporten fra nettportalen.

Hvordan det ser ut i Report Builder

Hvordan det ser ut i rapportmalen

Hvordan tilknytte rapportmaler til oppgaver

Når en rapportmal er opprettet i Report Builder, kan den tilknyttes oppgaver. Rapportmalene kan brukes i både standard og egendefinerte oppgaver (Contractor Pro). Rapportmalen vil da være tilgjengelig ved rapportering i disse oppgavene, enten fra mobilapplikasjonen eller nettportalen.

For å tilknytte rapporten til en oppgave, gå til Selskapets admin -> Selskap -> Oppgaver:

Avhengig av ønsket tilgjengelighet av rapporten i forskjellige oppgaver, kan oppgavelisten filtreres for de forskjellige oppgavetypene.

For tilknytte rapportmalen til en oppgave klikk Rediger for ønsket oppgave.

Velg malen eller malene som skal være tilgjengelige for oppgaven. Malene som er lagt til vil vises i grønt. Ikke glem å lagre ved å klikke på Oppdater.

Tilknytte en rapportmal til en spesifikk kunde (Contractor Pro)

I Contractor Pro er det også mulig å tilknytte spesifikke rapporter for spesifikke kunder. Dette betyr at rapportmalen kun vil være tilgjengelig for oppgaver i saker opprettet med den spesifikke kundeprofilen. Hvis Kunde -filteret er valgt under Selskapets admin -> Selskap -> Oppgaver, vil de tilgjengelige kundeprofilene vises.

Når du klikker på kundenavnet vil oppgavene være synlige, og rapportmalene kan legges til på samme måte som beskrevet tidligere. På denne måten er det mulig å definere ulike rapportmaler som skal være tilgjengelige for oppgaver avhengig av kunde.